Dispositifs d’alerte

L’alerte peut être lancée auprès du référent alerte professionnelle par tout employé de l’université de Lorraine au sens large :

• membres du personnel,
• collaborateurs extérieurs ou occasionnels de l’université de Lorraine,
• membres des instances de l’université de Lorraine,
• cocontractants de l’établissement et à leurs sous-traitants.
  Le lanceur d’alerte est nécessairement une personne physique.

Le signalement est effectué au moyen des canaux suivants :

• par téléphone sur le numéro du référent alerte professionnelle au 03 72 74 00 51 : avec l’accord du lanceur d’alerte, le signalement effectué par téléphone est intégralement retranscrit par écrit. Le lanceur d’alerte a la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de la conversation par l’apposition de sa signature.
• par courriel à referent-alerte@univ-lorraine.fr
• par courrier (par voie postale ou par courrier interne) à :
  Référent alerte professionnelle
  Université de Lorraine
  Direction des affaires juridiques
  34 cours Léopold
  54012 NANCY

Le signalement peut être anonyme.

Lors de son signalement, le lanceur d’alerte fait part des faits justifiant le signalement et transmet les informations ou documents, quels que soient leur nature ou leur support, permettant d’apprécier la recevabilité et le bien-fondé du signalement. Il peut s’agir de tout type de document figurant sur n’importe quel support (papier, électronique), de photos, d’enregistrements.

Les informations communiquées doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.

Le lanceur d’alerte transmet également les informations permettant les échanges avec le référent alerte professionnelle, par exemple une adresse non professionnelle ou une boîte postale.

En même temps que son signalement, hormis le cas d’un signalement anonyme, le lanceur d’alerte transmet tout élément qui justifie qu’il appartient aux employés de l’université de Lorraine.

La réception et l’examen de la recevabilité : dans un délai de sept jours ouvrés, le référent alerte professionnelle informe par écrit le lanceur d’alerte de la réception de son signalement, ainsi que du délai prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité, des mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et des modalités suivant lesquelles il est informé des suites données à son signalement.

L’examen du bien-fondé de l’alerte : lorsque le signalement est jugé recevable, le référent alerte vérifie son bien fondé dans un délai de trois mois. Cette phase permet d’analyser les faits signalés et de les documenter : analyse juridique et technique des faits, collecte des preuves, échanges avec différentes parties prenantes, audition des témoins, réalisation d’actes d’expertise, etc.
Au terme de ces vérifications, le lanceur d’alerte est informé des suites données à l’alerte.

Les opérations de recevabilité et d’examen du bien-fondé (ou instruction) recherchent l’exactitude et l’objectivité.

• L’exactitude : les faits signalés doivent avoir été établis avec une certitude suffisante, être étayés par une pièce existante et probante (écrits, témoignages concordants, etc.), recoupés et vérifiés.
• L’objectivité : le principe d’objectivité et d’impartialité implique d’instruire « à charge et à décharge », de rechercher à la fois les éléments susceptibles de confirmer et de contredire les faits signalés.

Responsable du traitement : Mme Hélène BOULANGER, présidente de l’université de Lorraine, cabinet-presidente@univ-lorraine.fr

Représentant du responsable du traitement (responsable opérationnel du traitement) : Mme Sarah WEBER, référente déontologue, référent alerte professionnelle, referent-alerte@univ-lorraine.fr, 03 72 74 00 51

Délégué à la protection des données : M. Jean-Daniel DURAND, dpo-contact@univ-lorraine.fr, 03.72.74.00.67

Finalités du traitement et base juridique du traitement : recueil et traitement des signalements émanant des personnels et des collaborateurs de l’établissement, relatifs à l’existence ou la probable survenance de conduites ou de situations contraires à la loi, au règlement, à l’intérêt général, ou susceptibles caractériser des faits d’atteinte à la probité.

Le traitement a pour fondement la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte) et le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes.

Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel :

• Référent alerte professionnelle et personnes expressément autorisées par le responsable de traitement à réceptionner et instruire le signalement en interne ;
• Le cas échéant, en externe, tiers experts, avocats, autres conseils professionnels dont le concours est rendu nécessaire au cours de l’instruction par le traitement de l’alerte.

Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale : non concerné

Durée de conservation des données à caractère personnel collectées : durée strictement nécessaire à l’instruction du signalement, sauf procédure disciplinaire, contentieuse ou judiciaire qui découle des conclusions de l’instruction (conservation jusqu’au terme de cette procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision qui en résulte).

Droits des personnes pouvant être exercés auprès du responsable du traitement :

• Droit d’accès aux données à caractère personnel les concernant : par courriel au référent alerte professionnelle.
• Droit d’opposition quant à l’utilisation des données personnelles ou droit à la limitation du traitement : non applicable (le traitement des données repose sur une obligation légale). Exception : l’enregistrement du signalement par oral reste soumis au droit d’opposition et peut être exercé auprès référent alerte professionnelle au moment du signalement.
• Droit à la rectification des données à caractère personnel les concernant : les données collectées peuvent être modifiées à la demande de l’intéressé, par courriel au référent alerte professionnelle.
• Droits à l’effacement des données : la personne concernée peut demander l’effacement de ses données, lorsqu’elles ne sont pas ou plus nécessaires au regard de la finalité du traitement et de la durée de conservation prévue, par courriel au référent alerte professionnelle. Les suites données à l’alerte, à l’issue du traitement, peuvent amener à conserver les données personnelles nécessaires à la conduite d’une procédure judiciaire, contentieuse ou disciplinaire.
• Droit à la portabilité des données : l’intéressé peut obtenir une copie de ses données par courriel au référent alerte professionnelle.
• Droit au retrait du consentement : Le retrait du consentement ne trouve à s’appliquer que lors de la consignation du signalement effectué par oral. Ce droit peut être exercé par courriel au référent alerte professionnelle. L’exercice de ce droit n’a pas pour conséquence de faire disparaître le signalement, au regard l’obligation légale fondant le traitement.
• Droit du lanceur d’alerte de saisir les autorités compétentes listées par le décret du 3 octobre 2022 : ne s’applique pas aux personnes visées par l’alerte.
• Garantie quant à la fourniture des données : l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère légal (collecte et traitement licites). La non-fourniture de ces données n’expose l’auteur du signalement à aucune conséquence (absence de représailles).
• Traitement ultérieur des données à caractère personnel, les données relatives au signalement peuvent être réutilisées :
  • lorsque l’instruction met à jour une situation qui n’était pas connue et qui est susceptible d’entrer dans le champ du dispositif d’alertes professionnelles ;
  • lorsqu’à la suite de l’instruction du signalement, une procédure disciplinaire, contentieuse et / ou judiciaire est engagée.
  • Dans tous les cas, cette réutilisation apporte les garanties appropriées de protection de la personne concernée et des droits et libertés d’autrui.